Nel mondo odierno della produzione e della distribuzione, la capacità di identificare e tracciare i prodotti lungo l'intera catena di fornitura è diventata una necessità fondamentale, spinta da esigenze normative, di sicurezza e di efficienza logistica. Questo vale per un'ampia gamma di articoli, dai generi alimentari ai farmaci, fino ai beni di consumo quotidiani. La gestione del magazzino a lotti o matricole è estremamente utile quando si ha la necessità di gestire le movimentazioni del magazzino indicando non solo il prodotto che viene movimentato, ma anche lo specifico pezzo che viene mosso in entrata o in uscita. Alla base di questa esigenza vi sono i concetti di "lotto" e "matricola", due strumenti distinti ma complementari per garantire la rintracciabilità e la qualità dei prodotti.
In questo articolo, andremo a vedere cosa sono lotti e matricole, come si differenziano e quali sono i loro ruoli cruciali in diversi settori industriali. Esploreremo anche la funzione della packing list, un documento essenziale che supporta i processi di spedizione e logistica.
I. Lotti e Matricole: Concetti Fondamentali per la Tracciabilità e l'Identificazione del Prodotto
La gestione per lotti e matricole è un pilastro fondamentale per qualsiasi azienda che miri a un controllo rigoroso dei propri prodotti, dalla produzione alla consegna al cliente finale. Con la gestione per lotti e matricole, è possibile configurare i prodotti indicando i lotti o la matricola di riferimento. Quando vengono selezionati, lotto e/o matricola vengono automaticamente riportati sui documenti legati ai prodotti a cui si riferiscono, come fatture, DDT (Documenti di Trasporto) ed entrate merci. Questo meccanismo assicura che ogni fase del ciclo di vita del prodotto sia documentata e tracciabile, contribuendo a una maggiore trasparenza e sicurezza. A livello concettuale, le matricole sono un dettaglio dei lotti, ma è comunque prevista una gestione di un prodotto che le distingue in termini di applicazione e granularità.
La Distinzione tra Lotto e Matricola: Specificità e Campi di Applicazione
Nonostante siano spesso menzionati insieme, "lotto" e "matricola" identificano due approcci diversi all'identificazione del prodotto. I lotti vengono utilizzati quando più unità a magazzino sono identificate dallo stesso codice. I lotti indicano quindi un insieme di prodotti dalle caratteristiche uniformi, accomunati ad esempio dalla stessa data di produzione, dalle stesse materie prime utilizzate, o dalla data di scadenza. Questo tipo di gestione viene prevalentemente utilizzata per individuare il periodo temporale in cui un bene è stato prodotto o entro cui deve essere "consumato". La gestione a lotti è tipica dei settori alimentari e farmaceutici, che trattando prodotti deperibili, hanno l’obbligo per legge di regolarne la movimentazione sulla base di parametri specifici, come, appunto, la data di scadenza. Il lotto di produzione è un codice di numeri e/o lettere apposto sui prodotti alimentari. Per avere il medesimo codice, le unità di vendita di un alimento devono far parte di una partita.
Al contrario, la gestione delle matricole è in un certo senso vicina a quella per lotti, ma con le matricole, ciascuna unità a magazzino è identificata con uno specifico codice. Questo significa che ogni singolo articolo ha un identificativo unico e irripetibile. Questo tipo di gestione è molto usato nei settori informatici e tecnologico, per migliorare le dinamiche di assistenza e reso dei prodotti. Grazie alle matricole, infatti, è possibile sapere da quale fornitore è arrivato il singolo pezzo e a quale cliente è stato consegnato. Nel campo matricole, è possibile fornire ulteriori informazioni a descrizione del prodotto: se, ad esempio, siete un’azienda che commercia prodotti usati, il sistema vi permette di inserire (e filtrare) informazioni sul buono/cattivo stato, il numero di proprietari precedenti e altre ulteriori informazioni a voi utili.
I Principali Motivi per l'Implementazione della Gestione a Lotti o Matricole
In sintesi, i principali motivi per cui è prevista la gestione a lotti o matricole sono molteplici e toccano diversi aspetti critici della gestione aziendale e della tutela del consumatore.
Per esigenze di tracciabilità dei prodotti: Questo è forse il motivo più impellente e largamente riconosciuto. La tracciabilità permette di saper chi ha prodotto e a chi è stato consegnato un certo item. Questa funzione può essere prevista per legge, ad esempio per i prodotti alimentari, dove è intesa come “la possibilità di ricostruire e seguire il percorso di un alimento, di un mangime, di un animale destinato alla produzione alimentare o di una sostanza destinata o atta ad entrare a far parte di un alimento o di un mangime attraverso tutte le fasi della produzione, della trasformazione e della distribuzione” (fonte: Ministero della salute). Questa definizione sottolinea l'importanza cruciale del lotto nel percorso "dai campi alla tavola", identificando in maniera univoca una partita di prodotti.
Per la gestione di eventuali non conformità: Qualora vengano segnalate delle non conformità su un prodotto, grazie ai lotti, è possibile risalire ad altri prodotti dello stesso lotto che potrebbero presentare la stessa problematica. Questa applicazione è utile non solo nei settori alimentari e farmaceutici, dove un problema in un lotto può avere gravi ripercussioni sulla salute pubblica, ma anche per settori come quello tecnologico, dove un difetto di fabbricazione in un componente può compromettere l'intera produzione di un lotto di dispositivi. La designazione Lotto facilita inoltre la cattura e il monitoraggio dei lotti con un potenziale effetto negativo, permettendo richiami mirati e riducendo i costi e i rischi associati.
Per la gestione efficiente del magazzino in termini di garanzia dei prodotti: Con un software di gestione magazzino avanzato, è possibile gestire la garanzia dei prodotti per assicurare che vengano vendute per prime le merci con scadenza di garanzia anteriore (principio FIFO - First In, First Out o FEFO - First Expired, First Out, per i prodotti deperibili). Questo ottimizza la rotazione delle scorte e minimizza le perdite dovute a prodotti invenduti o scaduti.
II. La Gestione per Lotti: Un Approfondimento sulle Normative e le Applicazioni Settoriali
Il lotto di produzione è un insieme di unità di vendita di una derrata alimentare che viene prodotto, fabbricato e/o confezionato in circostanze praticamente identiche. La Direttiva Europea di riferimento per il lotto di produzione è la Direttiva 2011/91/UE. Nel contesto alimentare, l'etichetta rappresenta la "carta di identità" di un prodotto, riportando tutte le informazioni che il consumatore deve poter visionare per scegliere in maniera consapevole. Il lotto di produzione assolve perfettamente al compito di tutela per il consumatore e per la sua sicurezza.
Il Codice di Lotto sui Prodotti Alimentari: Aspetti Normativi e Funzionali
L’Art. 13 del Decreto legislativo del 27 gennaio 1992 n. 109 definisce chiaramente il lotto di produzione. Sempre secondo la normativa allora in vigore, i prodotti alimentari non potevano essere posti in vendita se non riportavano il lotto di produzione di appartenenza. Questo perché il lotto rappresenta una parte fondamentale nel sistema di rintracciabilità alimentare. Rappresenta infatti un tassello importante nel percorso che fa il prodotto “dai campi alla tavola” identificando quella partita di prodotti in maniera univoca. È necessario specificare non solo cos’è e a cosa serve il lotto, ma anche come si presenta. Il codice di lotto infatti è un codice alfanumerico che deve essere ben visibile sulla confezione del prodotto, che solitamente è preceduto dalla lettera L, così da essere identificato subito e in maniera inequivocabile rispetto a tutte le altre informazioni presenti in etichetta.
Tuttavia, c’è da sottolineare che le normative in materia di etichettature hanno subito cambiamenti. Le novità apportate dal Regolamento (UE) N. 1169/2011 relativo alla fornitura di informazioni sugli alimenti ai consumatori, diventato obbligatorio il 13 dicembre 2014 (con alcune eccezioni per requisiti specifici diventati obbligatori successivamente, come le indicazioni nutrizionali obbligatorie dal 2016 ma facoltative dal 2014), hanno introdotto delle modifiche significative. La prima differenza che si nota è l’assenza dell’obbligatorietà di menzione del lotto: tra le indicazioni che devono essere riportate in etichetta scompare il codice di lotto. Questo pone il Regolamento stesso in una posizione di ambiguità, in quanto è impossibile sorvolare sull’importanza anche giuridica del codice di lotto. Effettivamente l’art. 1 del suddetto Regolamento, che stabilisce “le basi che garantiscono un elevato livello di protezione dei consumatori in materia di informazioni sugli alimenti”, sembra in linea con le normative precedenti (vedi Reg. 178/2002) dove tra gli obiettivi primari c’era quello di “garantire un elevato livello di tutela della salute umana e degli interessi dei consumatori in relazione agli alimenti”. Anche se non esplicitamente obbligatorio per tutti i prodotti, l'indicazione del lotto rimane una pratica essenziale e spesso richiesta per legge per specifiche categorie di alimenti.
Il Lotto nei Prodotti Vitivinicoli e la Sua Generazione
Anche nel settore vitivinicolo, la gestione del lotto è cruciale. Sono pervenuti quesiti in merito ai criteri di scelta del lotto e alle modalità di indicazione. Il D.Lgs. 27 gennaio 1992, n. 109, con i suoi Comma 1, Comma 2, Comma 3 e Comma 5, fornisce le basi per la regolamentazione in Italia. A livello europeo, il Regolamento (UE) 2019/33, all’articolo 40, ammette l’indicazione del numero di lotto al di fuori del campo visivo in cui si trovano le altre indicazioni obbligatorie. La RISPOSTA a quesiti comuni è che il lotto viene assegnato dall’azienda imbottigliatrice, la quale deve ricordare la definizione di lotto: “Per lotto, o partita, si intende un insieme di unità di vendita prodotte, fabbricate o confezionate in circostanze sostanzialmente identiche”. Un QUESITO frequente è se il lotto di un determinato vino imbottigliato possa variare durante la fase di etichettatura. La risposta implicita è che, data la definizione di lotto come insieme di unità prodotte in circostanze identiche, una variazione durante l'etichettatura indicherebbe un cambiamento nelle circostanze di produzione o imbottigliamento, richiedendo potenzialmente un nuovo lotto. La creazione del lotto di produzione con specifici sistemi avviene selezionando il formato in cui si vuole venga generato il lotto di produzione; ad esempio anno/mese/giorno oppure anno/numero del giorno dell’anno. Una volta indicata la data di produzione, il sistema applica il lotto insieme a un codice identificativo della preparazione alimentare prodotta, garantendo così una tracciabilità precisa e automatizzata.
Lotto e Matricola nel Settore Farmaceutico e Integratori
Le confezioni dei farmaci e degli integratori contengono diverse denominazioni, simboli e abbreviazioni di lettere non facilmente comprensibili per i consumatori. Tali designazioni includono il numero di lotto sulla confezione. I dispositivi medicinali, i farmaci e gli integratori costituiscono un gruppo specifico di prodotti, soggetti a norme legali rigorosamente definite, che coprono ad esempio la portata e il tipo di informazioni fornite sulla confezione. Cosa significano i codici e le abbreviazioni sulle etichette o sui foglietti illustrativi dei farmaci? Alcuni farmaci distribuiti in Polonia possono anche avere un’etichetta speciale sotto forma di codice QR ID. Inoltre, molti produttori di imballaggi utilizzano anche marcature colorate, che indicano la gamma di effetti delle sostanze medicinali.
Ovviamente la scelta delle denominazioni riportate sulle confezioni dei farmaci non è casuale. Le aziende farmaceutiche sono obbligate a rispettare le attuali linee guida sull’etichettatura dei prodotti. Gli atti sopra citati del diritto polacco e dell’UE si riferiscono alla questione della designazione utilizzata sulle confezioni e sui volantini dei prodotti. Una di queste designazioni è "Lot": cosa significa? L’abbreviazione "Lotto" è un simbolo comune che appare come standard sui lati delle confezioni di vari farmaci e nel contenuto dei foglietti illustrativi. Come va inteso? Il Lotto indica il numero di lotto del farmaco, ovvero una determinata quantità di un medicinale o di una materia prima farmaceutica o di un materiale di confezionamento, prodotta in un processo consistente in una o più operazioni in modo tale da poter essere considerato omogeneo (art. 1 punto 36 della Direttiva 2001/83/CE). In conformità con le normative UE, la produzione di ciascun lotto di farmaci è soggetta a linee guida specifiche: assegnare un numero a un particolare lotto significa che ha superato i controlli necessari ed è stato approvato per la commercializzazione. Facoltativamente, Lotto può anche essere sostituito dalla sigla “S”, purché la data di scadenza sia contrassegnata come Tw (che significa EXP). Su molte confezioni di medicinali, cosmetici e integratori alimentari è possibile inoltre notare che la sigla Lotto è accompagnata da una descrizione standard, ovvero: numero di lotto. In alcuni paesi al di fuori dell’Unione Europea, il numero di lotto è noto come: numero di lotto.
Come indicato dal legislatore, il Lotto come designazione del numero di lotto del prodotto dovrebbe apparire accanto alla designazione EXP (in lettere maiuscole). Cosa significa EXP? Sulla confezione dei farmaci è indicata la data di scadenza del prodotto. Di norma, accanto al simbolo EXP, sono presenti informazioni sull’anno e sul mese di scadenza. Grazie ai dati EXP leggibili e comprensibili, consumatori, farmacisti e controllori possono facilmente verificare se un determinato prodotto può essere utilizzato liberamente, se è fresco e se le sue proprietà sono preservate. L’industria farmaceutica continua a svilupparsi e sul mercato vengono lanciati nuovi farmaci e integratori. Grazie al sistema di etichettatura unificato che utilizza Lotto, Scad., ecc., consumatori e controllori (incluso GIF - Główny Inspektorat Farmaceutyczny in Polonia, o enti equivalenti in altri paesi) sono in grado di trovare facilmente informazioni importanti sulla confezione. I vantaggi delle designazioni dei lotti sono evidenti: la designazione Lotto facilita anche la cattura e il monitoraggio dei lotti con un potenziale effetto negativo, garantendo una rapida risposta in caso di problemi di sicurezza o qualità. Per ovvi motivi le denominazioni unificate come Lot non costituiscono l’unico elemento di sicurezza per i medicinali. Inoltre, i codici 2D e gli identificatori ATD compaiono sempre più spesso sulla confezione, prevenendo danni alla confezione e rafforzando ulteriormente la sicurezza e la tracciabilità.
III. La Gestione per Matricole: Identificazione Unica e Dettagliata
Se il lotto si concentra su gruppi di prodotti omogenei, la matricola eleva il livello di dettaglio, assegnando un identificativo unico a ogni singola unità prodotta. Con le matricole, ciascuna unità a magazzino è identificata con uno specifico codice. Questo approccio è particolarmente prezioso per prodotti di valore elevato, complessi o che richiedono un'assistenza post-vendita dettagliata.
Come accennato, questo tipo di gestione è molto usato nei settori informatici e tecnologico. In questi ambiti, un laptop, uno smartphone o un componente elettronico complesso avrà una matricola univoca. Questa identificazione permette di migliorare le dinamiche di assistenza e reso dei prodotti. Grazie alle matricole, infatti, è possibile sapere con precisione da quale fornitore è arrivato il singolo pezzo, quando è stato prodotto e a quale cliente è stato consegnato. Questo è fondamentale per gestire garanzie, riparazioni, aggiornamenti software o richiami specifici. Se un problema hardware viene identificato in un certo modello, la matricola consente al produttore di risalire all'esatta linea di produzione, ai componenti utilizzati e persino ai lotti di quei componenti, facilitando l'analisi della causa radice del problema e intervenendo in modo mirato.
Un ulteriore vantaggio delle matricole è la possibilità di arricchire l'identificativo con informazioni supplementari. Nel campo matricole, è possibile fornire ulteriori informazioni a descrizione del prodotto. Se, ad esempio, siete un’azienda che commercia prodotti usati, il sistema vi permette di inserire (e filtrare) informazioni sul buono/cattivo stato del prodotto, il numero di proprietari precedenti, la cronologia delle riparazioni o altre ulteriori informazioni a voi utili per la valutazione e la commercializzazione dell'articolo. Questa ricchezza di dati rende la matricola uno strumento potentissimo per la gestione del ciclo di vita completo di prodotti individuali, specialmente in contesti dove il prodotto mantiene la sua identità individuale attraverso molteplici transazioni o interventi.
IV. Lotto e Matricola nei Prodotti di Consumo Quotidiano: La Sicurezza del Consumatore
Mentre il testo fornito non menziona esplicitamente i pannolini, i principi di lotto e matricola si applicano ampiamente a molti prodotti di consumo di massa, compresi quelli per l'igiene personale e i bambini. Prodotti come i pannolini, essendo a diretto contatto con la pelle e destinati a un uso quotidiano da parte di una fascia di popolazione particolarmente vulnerabile (neonati e bambini piccoli), sono soggetti a rigorosi controlli di qualità e sicurezza.
Per prodotti come i pannolini, il concetto di "lotto" è di fondamentale importanza. Un lotto su un pacco di pannolini indicherebbe un insieme di prodotti fabbricati in circostanze identiche, utilizzando le stesse materie prime, sulla stessa linea di produzione e nello stesso periodo. Questo codice, solitamente stampato sulla confezione o direttamente sui pannolini stessi, svolge un ruolo cruciale per diverse ragioni:
- Tracciabilità delle Materie Prime: In caso di problemi di qualità, come un'irritazione cutanea o un difetto del materiale, il lotto permette di risalire immediatamente alla partita specifica di materie prime utilizzate (ad esempio, il tipo di cellulosa, i polimeri superassorbenti, i tessuti non tessuti) e ai fornitori. Questo consente di identificare la causa del problema e intervenire tempestivamente.
- Controllo Qualità e Sicurezza: Ogni lotto di produzione viene sottoposto a controlli di qualità rigorosi. Se un lotto non supera questi test o se in seguito emergono problemi di sicurezza (ad esempio, la presenza di sostanze irritanti o allergeni non dichiarati), il lotto permette di identificare con precisione i prodotti interessati.
- Gestione dei Richiami (Recall): In caso di necessità di richiamo di un prodotto dal mercato per motivi di sicurezza o difetti gravi, il numero di lotto è lo strumento principale per identificare esattamente quali prodotti devono essere ritirati. Questo evita di richiamare l'intera produzione, concentrandosi solo sulle unità potenzialmente problematiche, riducendo sprechi e costi per l'azienda e minimizzando l'allarme per i consumatori.
- Data di Produzione/Scadenza (se applicabile): Anche se i pannolini non hanno una "data di scadenza" nel senso alimentare, il lotto può aiutare a risalire alla data di produzione. Questo è utile per la gestione delle scorte nei magazzini (per vendere i prodotti più vecchi per primi) e per monitorare l'efficacia dei materiali nel tempo.
- Comunicazione con il Consumatore: Se un consumatore riscontra un problema con un prodotto, il numero di lotto è la prima informazione richiesta dal servizio clienti. Permette all'azienda di indagare sul problema specifico e fornire risposte accurate.
La gestione per matricole, invece, sarebbe meno comune per prodotti di massa a basso costo unitario come i pannolini, poiché l'identificazione univoca di ogni singolo pannolino sarebbe logisticamente complessa e non economicamente sostenibile. Tuttavia, per prodotti di consumo di fascia alta o con componenti tecnologici (ad esempio, alcuni dispositivi per l'igiene con sensori), la matricola potrebbe diventare rilevante. In generale, per articoli come i pannolini, l'efficacia della gestione della qualità e della sicurezza si basa principalmente sulla robustezza del sistema di identificazione per lotti.
Etichetta e tracciabilità alimentare La grande occasione per l'Italia a tavola
V. La Packing List: Un Documento Chiave per la Spedizione e la Logistica
Quando, invece, un’azienda vuole velocizzare i processi di spedizione, e le eventuali problematiche di smarrimento/danneggiamento degli imballi da parte degli spedizionieri, una valida risposta può essere la packing list. La packing list è una lista degli imballi contenuti in una o più spedizioni di merci. È un documento, non fiscale, in cui si devono compilare i dati che identificano l’aspetto esteriore dei colli. La packing list è, quindi, la distinta dei colli e riporta il numero, la natura, il peso e altre informazioni (in particolare il contenuto) dei colli della spedizione.
Questo documento, sebbene non abbia valenza fiscale come una fattura, è di cruciale importanza per la corretta gestione delle spedizioni, sia a livello nazionale che internazionale. Solitamente, è molto utilizzata per le spedizioni verso Paesi Extra-UE, dove i controlli doganali sono più stringenti e la chiarezza delle informazioni può fare la differenza nei tempi di sdoganamento. Tuttavia, può essere vantaggiosa anche in altri contesti, offrendo benefici significativi in termini di efficienza e controllo.
Utilità della Packing List per i Diversi Attori
La packing list può essere utile a tutti gli attori coinvolti nel processo di spedizione, contribuendo a snellire le operazioni e a prevenire inconvenienti.
- Per il personale di magazzino: Serve come una sorta di check-list in preparazione alla spedizione. Permette di verificare che tutti gli articoli previsti siano stati correttamente imballati e che il numero di colli corrisponda a quanto indicato, riducendo errori e discrepanze prima che la merce lasci il magazzino.
- Per lo spedizioniere: Facilita enormemente il suo lavoro. Grazie alla packing list, lo spedizioniere può sveltire i tempi dei controlli doganali, fornendo alle autorità informazioni dettagliate e precise sul contenuto della spedizione. In caso di ispezioni, avere un elenco chiaro e ordinato del contenuto di ciascun collo evita ritardi e potenziali sanzioni.
- Per il destinatario: Consente di verificare l'esattezza della consegna al momento del ricevimento. Il destinatario può confrontare il contenuto della packing list con la merce effettivamente ricevuta, identificando immediatamente eventuali discrepanze, danneggiamenti o smarrimenti.
- In casi di credito documentario: La packing list è un documento fondamentale. Nel commercio internazionale, specialmente quando si opera con il credito documentario, la conformità dei documenti è essenziale per l'esecuzione del pagamento. La packing list, con la sua descrizione dettagliata dei beni, contribuisce a soddisfare i requisiti documentali richiesti dalle banche.
Un sistema che integra la gestione di lotti, matricole e packing list, come il software Starty ERP menzionato, fornisce una risposta concreta per le aziende che desiderano ottimizzare i loro processi. Tale integrazione permette un flusso di informazioni coerente e automatizzato, dall'identificazione del prodotto alla sua spedizione. L'efficienza guadagnata nella gestione della packing list, unita alla precisione offerta da lotti e matricole, non solo velocizza i processi di spedizione, ma minimizza anche le eventuali problematiche di smarrimento/danneggiamento degli imballi da parte degli spedizionieri, garantendo una maggiore affidabilità e trasparenza lungo tutta la catena logistica.