Il panorama amministrativo italiano ha vissuto una trasformazione radicale nelle scorse settimane con un apposito Decreto del primo aprile 2025, che ha per oggetto “Accelerazione dell’acquisizione delle informazioni relative alle nascite e ai decessi, tramite il Sistema tessera sanitaria”. Tale intervento normativo del Ministero dell’Economia e delle Finanze ha innovato profondamente il sistema di flussi comunicativi che esisteva fra i vari enti che movimentano e registrano i dati relativi ai nuovi nati ed ai defunti, segnando un passaggio definitivo verso la dematerializzazione.
Origini storiche e normative del sistema
Il sistema di comunicazione delle informazioni relative alle nascite e decessi trae le sue radici profonde da norme risalenti agli anni '30. Si pensi al Testo unico delle leggi sanitarie (TULS) approvato con Regio Decreto n. 1265 del 27 luglio 1934 e al Regio Decreto n. 1238 del 9 luglio 1939, noto come «Ordinamento dello stato civile». Quest'ultimo è stato successivamente modificato con il Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396, recante «Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile». Queste comunicazioni, come indicato anche dal Decreto Legislativo 6 settembre 1989, n. 322, recante “Norme sul Sistema statistico nazionale e sulla riorganizzazione dell’Istituto nazionale di statistica”, ai sensi dell’art. 24 della legge 23 agosto 1988, n. 400, possiedono un fondamentale rilievo statistico per il monitoraggio della popolazione.
Il contesto europeo per le statistiche demografiche
L'Unione Europea ha armonizzato nel tempo le tematiche sulla popolazione e sugli eventi dello stato civile attraverso vari atti. Il Regolamento (UE) n. 1260/2013, attuato dal Regolamento (UE) n. 205/2014, definisce un quadro giuridico comune in vista dello sviluppo, della produzione e della diffusione di statistiche europee sulla popolazione e sugli eventi di stato civile. Parallelamente, per quanto riguarda le statistiche sulle cause di decesso, vige il Regolamento (UE) n. 328/2011 della Commissione del 5 aprile 2011, che attua le disposizioni del Regolamento (CE) n. 1338/2008 in materia di sanità pubblica e salute e sicurezza sul luogo di lavoro.
La spinta verso il digitale durante l'emergenza
Il bisogno di elaborare il recente Decreto, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 89 del 16-4-2025, origina dall’articolo 12 “Accelerazione dell’acquisizione delle informazioni relative alle nascite e ai decessi” del Decreto Legge n. 34 del 2020, emanato durante l'emergenza epidemiologica da COVID-19. Questo stabiliva che, con Decreto del MEF, di concerto con i Ministeri della Salute e dell’Interno e previo parere del Garante Privacy, venissero definite le modalità tecniche per inviare le informazioni dalle strutture sanitarie direttamente al Sistema Tessera Sanitaria (TS), esonerando medici e sanitari dall'invio cartaceo ai Comuni.
Documenti informatici: la certificazione di processo strumento strategico per la dematerializzazione
Integrazione normativa e Codice dell'Amministrazione Digitale
Nel rimodulare il sistema, il Ministero dell’Economia ha operato un coordinamento complesso. Si è tenuto conto dell'articolo 30, comma 1, del D.P.R. n. 396/2000, che tutela la volontà della madre di non essere nominata nella dichiarazione di nascita, rendendo necessarie misure tecniche specifiche per proteggere tale identità. Inoltre, il quadro si inserisce nel solco del Codice dell’amministrazione digitale (CAD), in particolare in relazione all’articolo 62-ter, che istituisce l’Anagrafe nazionale degli assistiti (ANA) all'interno del Sistema TS, base dati unica volta a monitorare la spesa sanitaria e automatizzare i processi amministrativi.
I documenti oggetto di digitalizzazione
Con il decreto di aprile, si è definita la dematerializzazione di documenti chiave:
- Attestazione di nascita: contenente generalità della puerpera, luogo, data, ora e sesso del neonato.
- Dichiarazione di nascita: resa all’ufficiale dello stato civile per la formazione dell’atto, nel rispetto dell’anonimato materno.
- Avviso di decesso: da effettuarsi entro 24 ore dai congiunti, da chi conviveva col defunto o, in ospedale, dal direttore sanitario.
- Denuncia della causa di morte: essenziale per finalità epidemiologiche e statistiche.
- Certificato necroscopico: rilasciato dopo 24 ore dal decesso e annotato negli archivi.
Architettura tecnica del sistema TS
Le nuove disposizioni prevedono che i documenti dematerializzati siano inviati al Sistema TS, o al sistema di accoglienza regionale (SAR), dai soggetti autorizzati. Il Sistema TS rende poi disponibili tali informazioni all’ISTAT e ai Comuni, consentendo l’aggiornamento costante dell’ANPR (Anagrafe nazionale della popolazione residente) e dell’ANSC (Archivio nazionale informatizzato dei registri dello Stato civile).
Sicurezza informatica e tutele privacy
Dato che i dati trattati includono informazioni particolari ai sensi degli articoli 6 e 9 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR), il decreto ha previsto rigorose misure di sicurezza. Il Garante per la protezione dei dati personali, nel parere n. 193 del 26 maggio 2022, ha sottolineato la necessità di una valutazione di impatto sul trattamento dei dati personali (DPIA) prima dell'avvio dei trattamenti, ricordando l'importanza di rispettare i principi di minimizzazione, integrità e riservatezza, tutelando in particolare il diritto all'anonimato delle madri.
Il Garante ha inoltre richiesto l'adozione di procedure di autenticazione a due fattori per gli operatori sanitari e l'implementazione di sistemi di disaster recovery. In termini di responsabilità, è stato chiarito che la titolarità del trattamento non ricade sul singolo professionista, bensì sulla struttura sanitaria di riferimento, mentre il Ministero dell'Economia agisce come responsabile del trattamento, tenuto a regolamentare i rapporti con i vari attori coinvolti nel sistema.
Prospettive di modernizzazione della PA
L’implementazione progressiva di questo decreto non rappresenta solo un’innovazione tecnologica, ma un profondo cambiamento culturale nella gestione dei dati demografici. Semplificando il passaggio di informazioni tra il comparto sanitario e le anagrafi comunali, si riduce il carico burocratico sulle famiglie in momenti delicati della vita, garantendo contemporaneamente una base dati più solida e tempestiva per la programmazione delle politiche sanitarie e sociali del Paese. Questo modello di cooperazione applicativa tra enti rappresenta, in ultima analisi, il pilastro su cui costruire un'amministrazione pubblica veramente orientata al cittadino e all'efficienza operativa.
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