Pur avendolo applicato autonomamente e senza sforzo alcuno, la domanda che più ci poniamo in questo periodo è proprio la seguente: di cosa si tratta esattamente? Per comprendere appieno questa modalità, è necessario ripercorrere le tappe che hanno portato alla sua affermazione. Lo smart working nasce negli anni '70 e si concretizza in Italia solo a seguito dell'entrata in vigore della Legge n. 81/2017 che ne ha posto le fondamenta. In altre parole, su base di apposito accordo, il lavoratore svolgerà parte della propria attività lavorativa presso la sede ordinaria di lavoro e parte all'esterno, in qualsiasi altro luogo a sua scelta.
Le radici concettuali e la definizione di Lavoro Agile
Forse non lo sapete ma la definizione di “smart working” è nata in Italia e con lei l’idea che il lavoro potesse essere altro rispetto allo schema fantozziano del cartellino: il controllo del tempo dei dipendenti e mai della qualità di quel che fanno. C’è un accademico che da anni parla dell’importanza della soddisfazione e della felicità di chi lavora e del perché è un’arma fondamentale per innovare. Si chiama Mariano Corso, è professore del Politecnico di Milano e lo “smart working” lo dobbiamo anche a lui.
Lo Smart Working, a livello giuridico, va dunque inteso come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Questa definizione si discosta nettamente dal telelavoro, rigidamente disciplinato sin dal 2004. Una definizione quindi molto diversa rispetto a quella del Telelavoro, rigidamente disciplinato sia per il settore pubblico che per il privato già dal 2004.
La Legge 81/2017 e la regolamentazione in Italia
Dopo un primo periodo sperimentale caratterizzato da vuoti legislativi e parecchia confusione terminologica in materia di normative, i diversi aspetti relativi al Lavoro Agile sono stati definiti dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017. L’articolo 18 della Legge n. 81/2017, dall’esplicativo titolo “Misure per la tutela del lavoro autonomo non imprenditoriale e misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”, fornisce una definizione di Lavoro Agile improntata su flessibilità organizzativa, volontarietà delle parti e adozione di strumentazione tecnologica.
La Legge sul Lavoro Agile disciplina inoltre la necessità di un accordo scritto di Smart Working, concordato tra datore di lavoro e lavoratore, che esplicita l’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, la durata dell’accordo, il rispetto dei tempi di riposo e del diritto alla disconnessione e le modalità di recesso. Viene garantita la parità di trattamento economico e normativo, il diritto all’apprendimento permanente e la tutela in caso di infortuni e malattie professionali, sia all'interno dei locali aziendali che in itinere.
Sicurezza, flessibilità e tutele
Lo smart working si identifica come strumento di flessibilità non solo con riferimento alla prestazione lavorativa, ma anche in termini di obblighi in materia di sicurezza nei luoghi di lavoro. Infatti, nel lavoro agile, tale obbligo si considera estinto con la semplice consegna da parte del datore di lavoro di un'informativa scritta, nella quale sono individuati i rischi generali e i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro. In merito ai diritti del lavoratore, anche in smart working quest'ultimo continuerà ad essere tutelato contro gli infortuni occorsi nei luoghi di lavoro e ad avere un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato nei confronti dei lavoratori che svolgono le medesime mansioni esclusivamente all'interno dell'azienda.
L'accelerazione durante l'emergenza sanitaria
Durante la pandemia di COVID-19 del 2020 in Italia, il Governo ha emanato delle disposizioni di legge per favorire l'adozione del lavoro agile semplificando alcune delle disposizioni previste nella legge n. 81/2017. Le misure del governo hanno creato un effetto dirompente nello sviluppo del lavoro agile, almeno come strumento per contenere la diffusione del virus. Se infatti a fine 2019 in Italia solo il 3,6% degli occupati tra i 15 e i 64 anni lavorava abitualmente da casa, durante l’epidemia di COVID-19 i primi dati raccolti ci danno la possibilità di stimare una crescita vertiginosa di questa percentuale fino picchi compresi tra il 45% e il 50% dei lavoratori dipendenti in Italia.
Successivamente, con l'aggravarsi e l'estensione dello stato di emergenza, il DPCM del 1° marzo 2020 ha esteso la raccomandazione circa lo svolgimento dell'attività lavorativa in modalità agile su tutto il territorio nazionale. Ad oggi sono molte le aziende che hanno puntato su questa nuova modalità di svolgimento della prestazione lavorativa; secondo dati del Politecnico di Milano, nel 2023 vi sono in Italia 5,58 milioni di lavoratori in modalità agile.
Che cosa resta dello smart working
Sfide tecniche e cyber-sicurezza
Ma quali rischi possono comportare la compromissione della Riservatezza, dell’Integrità e della Disponibilità delle informazioni aziendali? Partendo dal punto di vista tecnico, la pandemia ha ulteriormente diffuso l’utilizzo della dotazione informatica personale anche per uso ‘professionale’ (Bring Your Own Device - BYOD), non solo ai dispositivi mobili ma anche ai Personal Computer. Una volta identificati i rischi, ci si deve quindi preoccupare di come questi possono essere mitigati, agendo sulla limitazione dell’impatto nel caso in cui un rischio si dovesse perpetrare.
Ancora una volta l’argomento va affrontato sia dal punto di vista tecnico che da quello organizzativo. La protezione della comunicazione con la rete aziendale richiede l’adozione di autenticazioni forti e l’utilizzo di strumenti di collaboration sicuri. Parallelamente, l’automazione dei processi aziendali di supporto, come l’amministrazione o il back-office, tramite soluzioni di Robot Process Automation (RPA), può ottimizzare l'efficienza operativa in un contesto distribuito.
Il ruolo della Pubblica Amministrazione
Il tema del Lavoro Agile anche nella Pubblica Amministrazione è stato introdotto dalla Legge Madia, incentrata sulla riorganizzazione delle Amministrazioni Pubbliche. Successivamente, la direttiva n. 3/2017 ha previsto che le PA adottassero misure organizzative volte a fissare obiettivi annuali per l’attuazione del Telelavoro e sperimentare forme di Smart Working.
Una spinta decisiva allo Smart Working nelle PA è stata data all’inizio dell’emergenza sanitaria dalla Ministra Dadone, che lo presentava come modalità ordinaria di esecuzione della prestazione lavorativa. Tuttavia, con il decreto dell’8 ottobre 2021, si è cercato di rendere la presenza la modalità ordinaria, pur mantenendo un dialogo costante sull'evoluzione delle forme di lavoro flessibile che continua ancora oggi, come testimoniato dalle recenti direttive del ministro per la Pubblica Amministrazione Paolo Zangrillo.
Gestione dei costi e visione futura
Il “cost management” è un insieme di azioni, quasi sempre preventive, mirate a individuare e gestire le cause dei costi con alcune finalità ben precise. Si è dimostrato anche strumento di risparmio per le aziende; con una corretta applicazione dello smart working anche il datore di lavoro assume dei benefici in termini di consumi energetici e di acquisto/affitto di spazi di lavoro. Il fattore critico del successo di tale intervento è quello di non agire in maniera superficiale.
L'evoluzione futura vede un’attenzione crescente verso le categorie fragili, con norme che si sono susseguite per garantire tutele ai genitori di figli minori e lavoratori con patologie invalidanti. La disciplina del lavoro agile si sta così consolidando come un pilastro della trasformazione digitale, passando da soluzione d'emergenza a modello organizzativo stabile, capace di coniugare le esigenze di produttività delle imprese con il benessere e la flessibilità richiesta dalla forza lavoro contemporanea.